Auf dem Weg zur digitalen Souveränität mit einem EU-Workplace-Stack
Erkenntnis & Challenge Accepted
Unser Workplace-Stack war stark von US-Services geprägt: Google Workspace für Mail, Drive und Meetings, ergänzt durch Tools wie Notion, Harvest, Reclaim.ai und Slack. Praktisch, effizient, skalierbar – aber eben auch sehr einseitig.
Für uns war es weniger eine akute Gefahr als vielmehr ein Lernfeld, das viele andere Unternehmen genauso betrifft:
- Wie gehen wir mit Abhängigkeiten von einzelnen Cloud-Anbietern um?
- Welche Alternativen gibt es in Europa?
- Und wie alltagstauglich sind diese Lösungen wirklich?
Genau diese Fragen wollte ich für uns beantworten. Statt die Hände in den Schoß zu legen, habe ich gesagt: Challenge Accepted. Grade die Anwendung von lokalen Hostern und Cloudanbietern wie IONOS, StackIT, … ist ein Wachstumsfeld.
Schritt 1 – Screening & Evaluierung
Um das Projekt strukturiert anzugehen, habe ich unseren bisherigen Stack in Kategorien zerlegt:
- Kommunikation & Kollaboration
- Dokumentenmanagement & Filesharing
- Produktivität & Organisation
- Finance & Operations
- Sicherheit & Zugriff
Für jede Kategorie habe ich Kriterien definiert: Datenhaltung in der EU oder Schweiz, offene Standards (z. B. CalDAV), Integration, Performance, Kosten, Support und Benutzerfreundlichkeit.
Das Screening zeigte: Viele Anbieter versprachen DSGVO-Konformität, doch in der Tiefe fehlte oft Transparenz. Andere überraschten positiv – vor allem Open-Source-Lösungen, die sich mit deutschem oder schweizer Hosting kombinieren lassen.
Schritt 2 – Der neue Stack
Kommunikation & Kollaboration
- Proton Mail & Proton Calendar (Schweiz) für sichere Kommunikation und Terminplanung
- Rocket.Chat (gehostet in Deutschland) für interne Chats
- Slack bleibt in einer Übergangsphase bestehen, da mehrere Partnerunternehmen noch darüber angebunden sind
- Matrix mit Bridges prüfen wir als Option, um Slack-Integrationen künftig eleganter zu lösen
- Eigene Jitsi-Instanz (Deutschland) für Videokonferenzen
👉 Übergangsproblem: Die Integration von Rocket.Chat mit Slack ist technisch machbar, aber komplex. Chatbots und Bridges funktionieren nicht reibungslos. Daher fahren wir aktuell einen Hybrid-Ansatz: intern Rocket.Chat, für externe Partner noch Slack.
Dokumente & Filesharing
- Nextcloud (Deutschland) als zentrale Plattform
- OnlyOffice integriert in Nextcloud für kollaborative Dokumentbearbeitung – funktional und performanter als Google Docs/Sheets/Slides
- Proton Drive (Schweiz) als sichere Cloud-Ablage
Produktivität & Organisation
- Kollective als Ersatz für Notion – nahezu gleicher Markdown-Support
- Nextcloud Deck als Ersatz für Trello
- Nextcloud Tasks, synchronisiert über CalDAVx5 mit dem Tasks.org** Client** (statt Google Tasks / Reclaim.ai)
- Nextcloud Whiteboards als Ersatz für Miro – aktuell funktional, aber noch nicht auf Workshop-Niveau von Miro
Finance & Operations
- Harvest bleibt übergangsweise im Einsatz. Eine EU-Alternative ist noch in Evaluierung.
Sicherheit & Infrastruktur
- Proton Pass (Schweiz) für Passwort-Management
- VPN über europäische Anbieter
- Hosting unserer zentralen Services in Deutschland und der Schweiz
Vorher–Nachher im Überblick
| Kategorie | Alter Stack (US) | Neuer Stack (EU/DE/CH) | Status |
|---|---|---|---|
| E-Mail & Kalender | Google Mail, Google Calendar | Proton Mail, Proton Calendar (CH) | ✅ |
| Videokonferenzen | Google Meet | Eigene Jitsi-Instanz (DE) | 🚧 Raum-Integration offen |
| Chat & Messaging | Slack, Google Chat | Rocket.Chat (DE), Slack (Übergang), Matrix als Bridge-Option | 🚧 Hybrid-Phase |
| Dokumente & Filesharing | Google Drive, Docs/Sheets/Slides | Nextcloud + OnlyOffice (DE, schneller als Google) + Proton Drive (CH) | ✅ |
| Wissensmanagement | Notion | Kollective (Markdown, DE) | ✅ |
| Tasks & Projektmanagement | Trello, Google Tasks, Reclaim.ai | Nextcloud Deck + Nextcloud Tasks (CalDAV → Tasks.org) (DE) | ✅ |
| Zeiterfassung | Harvest | (noch Harvest, EU-Alternative in Prüfung) | 🚧 |
| Passwortmanagement | OnePassword | Proton Pass (CH) | ✅ |
| Whiteboards | Miro | Nextcloud Whiteboard (Test, DE) | 🚧 |
| Sicherheit & Infrastruktur | Google Cloud, US-Hosts | Hosting in Deutschland/Schweiz, EU-VPN | ✅ |
| Produktivität (AI) | Google Docs AI, Notion AI | – (EU-LLMs wie Aleph Alpha, Mistral in Evaluierung) | 🚧 |
| Terminplanung | Reclaim.ai | Proton Calendar (CH) | 🚧 Automatisierung fehlt |
Schritt 3 – Offene Punkte & nächste Schritte
Noch ist nicht alles perfekt. Drei große Baustellen bleiben:
- Videokonferenzräume: Jitsi funktioniert remote sehr gut, aber die Integration mit Hardware-Systemen in Meetingräumen ist schwierig.
- AI-Support: Viele Komfortfunktionen in Google & Notion hängen an AI. Hier prüfen wir Alternativen wie Aleph Alpha oder Mistral.
- Terminplanungs-Assistenten: Tools wie Reclaim.ai fehlen uns, eine EU-Alternative ist noch nicht in Sicht.
- Whiteboards: Nextcloud Whiteboard ist ein Anfang, aber noch kein Ersatz für Miro in großen Workshops.
Fazit – Ein Schritt in Richtung digitaler Souveränität
Unser Weg zeigt: Es ist möglich, einen vollständigen Workplace-Stack mit europäischen Lösungen aufzubauen. Nicht alles ist gleich bequem wie bei den US-Pendants, und manche Komfortfunktionen fehlen noch. Der Neue Stack ist dazu erheblich kostengünstiger, als der bisherige Work-Place Stack.
Aber wir haben heute:
- volle Datenhoheit
- Hosting in Deutschland und der Schweiz
- offene Standards und Schnittstellen
- Resilienz gegen geopolitische Risiken
Für uns war dieser Schritt kein Rückzug, sondern ein bewusstes Vorangehen – hin zu digitaler Souveränität, Nachhaltigkeit und Unabhängigkeit.
Kai Herings
Leitender Berater
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