forwardnow begleitet das Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen bei der Operationalisierung des Architekturmanagements

Operationalisierung des Architecture Managements (EAM) im Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen

Ausgangslage

Das Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg wollte seine Architekturaktivitäten stärker strukturieren und an die strategischen Leitlinien des Landes anpassen.
Die zunehmende Digitalisierung, Anforderungen aus der VwV-IT, der Cloud-Strategie sowie die große Anzahl an parallel laufenden Projekten verdeutlichten:

Erforderlich sind klar definierte Architekturprozesse, ein konsistentes und indivdualisiertes Metamodell, sowie eine bessere Integration in die bestehenden IT- und Projektprozesse.

Gemeinsam mit dem Ressort wurde ein praxisorientierter Ansatz entwickelt, der Architekturmanagement schrittweise verankert und für operative sowie strategische Entscheidungen nutzbar macht.

Vorgehen & Projektschwerpunkte

1. Definition und Einführung spezifischer EAM-Prozesse

Anstelle eines umfassenden EAM-Frameworks wurden gezielt die Architekturprozesse identifiziert und ausgearbeitet, die für das Ressort unmittelbar Mehrwert schaffen:

• Architekturbertaung im Projektprozess
• Begleitende Architekturdokumentation
• Umgang mit Standards, Leitlinien und Technologievorgaben
• Rollen- und Verantwortlichkeitsklärung zwischen Architektur, Projekt und Betrieb

Die Prozesse wurden bewusst schlank gestaltet und in die bestehenden Abläufe integriert, sodass kein zusätzlicher administrativer Aufwand entsteht

2. Verzahnung mit IT- und Projektprozessen

Ein Schwerpunkt lag auf der Integration in das Projektportfoliomanagement und den Projektlebenszyklus:

• Definition von Architektur-„Touchpoints“ in frühen und späteren Projektphasen
• Einbindung der Architekturaktivitäten in das PPM-Tooling
• Klare Übergaben zwischen Architektur, Projektleitung und Portfolioverantwortlichen
• Nutzung von Architekturinformationen zur Bewertung und Priorisierung im Portfolio

Dadurch wurde Architektur als integrierter Bestandteil des Projekt- und Entscheidungsprozesses verankert.

3. Operationalisierung des EAM-Toolings und des Enterprise Architecture Repository

Für das Essential Cloud Repository wurden die Rahmenbedingungen geschafften, um Architekturinformationen im Ressort konsistent zu dokumentieren und auszuwerten:

• Konfiguration eines auf das Ressort zugeschnittenen Metamodells
• Definition klarer Attribute für Applikationen, Schnittstellen, Technologien und Capabilities
• Etablierung von Prozessen für die Pflege und Aktualisierung der Daten

Der Fokus lag dabei auf der Vorbereitung und Strukturierung des Systems, um eine anschließende Nutzung im Ressort zu ermöglichen.

4. Strategisches Alignment mit den Vorgaben und Standards des Landes

Die Architekturarbeit wurde eng an die strategischen Leitplanken angebunden:

• VwV IT Baden-Württemberg
• Cloud-Strategie des Landes
• Standardisierungsvorgaben und Technologielisten
• Ableitung und Nachvollziehbarkeit von Beiträgen zu Koalitionszielen

Damit wurde sichergestellt, dass Architekturentscheidungen nachvollziehbar auf übergeordnete Ziele einzahlen.

5. Ableitung eines Capability-Modells für das Ressort

Als Grundlage für strategische Architekturentscheidungen wurde ein Capability-Modell entwickelt:

• Strukturierung der fachlichen Fähigkeiten des Ressorts
• Verknüpfung mit Anwendungslandschaft, Prozessen und Projekten
• Nutzung als Werkzeug zur Identifikation von Lücken und Prioritäten

Dieses Modell unterstützt die langfristige Planung der Zielarchitekturen und Roadmaps.

6. Evaluierung von KI-Unterstützung für Architekturberatung

Ein innovativer Teil des Projekts war die Evaluation und Piloierung von KI-Ansätzen, um Architekturberatung für eine große Anzahl von Projekten skalierbar zu machen:

• Analyse, wie KI Architekturstandards interpretieren und anwenden kann
• Unterstützung bei Konsistenzprüfungen und Standard-Compliance
• Teilautomatisierte Erzeugung von Architektursteckbriefen und Impact-Analysen
• Prüfung des Potenzials, KI als Assistenzsystem für Architekt*innen einzusetzen

Ziel war die Entlastung der Architekturfunktionen und die schnellere, standardkonforme Beratung von Projektteams.

Ergebnis

Durch das Projekt wurden die Voraussetzungen für ein schlankes, effektives und integriertes Architekturmanagement geschaffen:

• klare EAM-Prozesse mit geringer Einstiegshürde
• enge Verzahnung mit PPM und Projektlebenszyklus
• ein strukturiertes Repository als Grundlage für Auswertungen
• strategische Anschlussfähigkeit an Vorgaben und Standards des Landes
• innovative KI-Ansätze zur Skalierung von Architekturberatung
• ein fachlich fundiertes Capability-Modell für zukünftige Architekturplanung

Das Innenministerium verfügt damit über ein pragmatisches und anschlussfähiges Architekturmanagement, das sowohl operative Projekte als auch strategische Modernisierungsvorhaben unterstützt.