Strategische Personaleinsatzplanung neu gedacht

Warum Schichtplanung zur Führungsaufgabe werden muss

Die Digitalisierung hat Branchen von der Industrie bis zum Einzelhandel tiefgreifend verändert. Die Gastronomie jedoch blieb lange Zeit außen vor. Komplexe Betriebsabläufe, knappe Margen und ein hoher Anteil von manueller Tätigkeiten führten dazu, dass die digitale Transformation oft aufgeschoben wurde oder sich auf einzelne Bereiche wie Kassensysteme oder Reservierungsplattformen beschränkte. Doch inzwischen führt kein Weg mehr daran vorbei.

Angesichts von steigenden Kosten, wachsendem Wettbewerbsdruck und anhaltendem Personalmangel wird deutlich, dass auch gastronomische Betriebe ihre internen Prozesse neu überdenken müssen. Die Schichtplanung steht dabei besonders im Fokus.

Schichtplanung als strategische Steuerungsfunktion

Was in der täglichen Praxis als operative Notwendigkeit erscheint, ist in Wahrheit eine zentrale Stellschraube der Wertschöpfung. Schichtplanung ist nicht nur eine lästige Notwendigkeit, sondern sie ist eine strategische Geschäftsfähigkeit, die eng mit anderen unternehmerischen Kernbereichen wie dem Kostenmanagement, der Umsatzprognose, der Servicequalität und der Mitarbeitermotivation verzahnt ist.

Trotz dieser Bedeutung wird sie in vielen Unternehmen nicht mit der nötigen Aufmerksamkeit betrachtet. Der Grund dafür liegt häufig in der fehlenden systemischen Einbettung:

• Es existieren keine Schnittstellen zu Umsatz- oder Frequenzdaten
• Verfügbarkeiten und Qualifikationen von Mitarbeitenden werden nicht systematisch berücksichtigt
• Planung und Realität driften regelmäßig auseinander, mit negativen Folgen für Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit

Neue Perspektive: Vom Excel-Plan zur integrierten Steuerung

Ein modernes Verständnis von Personaleinsatzplanung geht weit über den Aushang der Wochenplanung hinaus. Es verbindet operative Anforderungen mit betriebswirtschaftlichen Zielen und nutzt vorhandene Daten als Entscheidungsgrundlage.

Eine strategisch gedachte Schichtplanung berücksichtigt zum Beispiel:

• Umsatz- und Frequenzprognosen
• Gesetzliche und tarifliche Rahmenbedingungen
• Mitarbeiterpräferenzen und Belastungsgrenzen
• Qualifikationsanforderungen je Schicht oder Aufgabe
• Auswirkungen auf die Kostenstruktur

Moderne Schichtplanungssysteme im praktischen Einsatz

Moderne Lösungen für die Personaleinsatzplanung bieten heute weit mehr als reine Dienstplanerstellung. Sie kombinieren Analyse, Automatisierung und Nutzerfreundlichkeit in einem System.

Auf Basis historischer Umsatz- und Gästedaten lassen sich präzise Prognosen erstellen, die als Grundlage für eine bedarfsorientierte Einsatzplanung dienen. Daraus wird automatisch ein Dienstplan generiert, der gesetzliche Vorgaben und individuelle Verfügbarkeiten berücksichtigt.

Ein zentrales Dashboard stellt aktuelle Kennzahlen wie Personalkosten, Auslastung oder Planabweichungen übersichtlich dar. Mitarbeitende erhalten alle relevanten Informationen über eine eigene App inklusive:

• Schichtübersicht
• Änderungsbenachrichtigungen
• Digitale Zeiterfassung

So entsteht eine transparente Lösung, die Planung und Kommunikation spürbar erleichtert.

Unser Ansatz: Ein Capability Model für die Gastronomie

Um Unternehmen bei dieser Neuausrichtung zu unterstützen, haben wir ein Capability Model für die Gastronomie entwickelt.

Es strukturiert die zentralen Steuerungsfunktionen eines Gastronomiebetriebs und zeigt auf, welche Zusammenhänge zwischen operativen Abläufen und strategischer Planung bestehen.

Im Zentrum steht dabei die Erkenntnis, dass Schichtplanung kein isolierter Planungsprozess ist, sondern Teil einer vernetzten Führungsaufgabe.

Sie ist vergleichbar mit dem Management von Lagerbeständen oder Preisstrategien. Sie entscheidet maßgeblich darüber, wie effizient ein Betrieb arbeitet, wie gut Teams zusammenarbeiten und wie attraktiv ein Unternehmen als Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Fazit: Schichtplanung neu denken

Wer Schichtplanung weiterhin als rein operative Aufgabe betrachtet, vergibt wichtige Chancen zur Effizienzsteigerung und Mitarbeiterbindung.

Es ist Zeit, sie als das zu sehen, was sie ist – eine strategische Steuerungsfunktion mit messbarem Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Die Digitalisierung der Gastronomie endet nicht beim Bestellprozess, sondern beginnt dort, wo Entscheidungen getroffen werden. Und die Frage, wer wann warum arbeitet, gehört zu den wichtigsten davon.

Sie möchten wissen, wie das vollständige Capability Model für die Gastronomie aussieht?

Fordern Sie jetzt gerne den Gesamtüberblick an und vereinbaren Sie eine 1:1-Session, in der wir gemeinsam besprechen, wie Sie gezielt Potenziale in Ihren Betriebsbereichen verbessern können.

Wenn Sie weiterlesen möchten, dann werfen Sie gerne einen Blick in unseren Leitfaden zur Einführung von FinOps.

Wir würden gerne von Ihnen hören, welche Herausforderungen und Pläne Sie aktuell rund um FinOps und Kostenoptimierung beschäftigen.